Gestão de Contratos: da mitigação dos riscos aos ganhos em produtividade e lucratividade

Publicado em 09/05/2018

Aumento da expertise na execução das atividades; tranquilidade para ter foco em seu core business; diminuição de gastos com burocracias e encargos; aumento de produtividade e lucratividade a partir de ganhos em escala, o que diminui os custos dos processos. Estes são exemplos das inúmeras vantagens que os serviços terceirizados podem prover a todos os modelos de negócio e segmentos de atuação. O Brasil está se alinhando a esta perspectiva. Segundo dados do IBGE em 2017, a quantidade de trabalho terceirizado no país já alcançava aproximadamente 20 milhões, o dobro dos 9,8 milhões registrados no começo de 2015.

Contudo, em paralelo, crescem também os riscos de passivo contingente. Isso porque a terceirização cria outro tipo de demanda administrativa, que nem sempre as empresas estão estruturadas para executar. Por exemplo: o fato de o funcionário ser terceirizado não retira da empresa contratante as responsabilidades subsidiárias e solidárias sobre qualquer tipo de processo que as envolva ou que em venham a ser arroladas, tais como: acidentes de trabalho, compliance e cumprimento da legislação trabalhista. Um funcionário, mesmo terceirizado, está inserido no ambiente da empresa contratante. Caso a empresa contratada não assuma tais custos, eles podem recair sobre a contratante. Para mitigar esse risco, é preciso desenvolver um amplo cenário de compliance jurídico, contábil, administrativo e trabalhista.

Ao terceirizar serviços e/ou estabelecer contratos com parceiros e fornecedores, uma empresa, por vezes, perde o controle sobre essas atividades justamente por eles não estarem diretamente vinculadas à sua estrutura de gestão. A falta de uma unidade administrativa, a partir de estrutura centralizada, além da falta de expertises bem específicas, pode comprometer a continuidade de determinadas operações e, principalmente, a solidez financeira da organização. É comum encontrar organizações em que cada gestor de uma área cuida do seu contrato ou de uma parte específica de uma operação.

Contudo, é possível alinhar as duas questões, otimizando as vantagens e mitigando os riscos deste novo cenário jurídico e econômico. A estruturação da empresa para maximizar os ganhos dos serviços terceirizados passa por adequados sistemas de controles internos, matrizes de responsabilidades bem definidas e uma série de expertises necessárias para o acompanhamento minucioso do andamento de cada operação.

A contingência trabalhista é o maior desses gargalos. Atualmente, a maioria das grandes corporações no Brasil lida, cada uma, com um montante de dívida trabalhista vinda de serviços terceirizados que supera a casa do bilhão de reais. Uma gestão de contratos eficaz, seja de serviços, seja de força de trabalho terceirizada, está estruturada em diversos âmbitos e níveis de detalhamento. Só na área trabalhista, estão ligados, por exemplo, ao cumprimento de todas as obrigações, que são muito amplas e envolvem quesitos como: Previdência Social, cadastramento de funcionários, aviso prévio de férias, aviso prévio de demissão, pagamento de salário, encargos, segurança do trabalho (EPIs), seguro contra acidentes, prevenção a assédio e política de conduta, dentre outros. Enfim, o espectro é extremamente amplo.

Passo a passo da gestão eficaz de contratos

Análise

Levantamento de informações sobre os contratos ativos com mapeamento e análise do objeto e riscos dos contratos, dos sistemas de apoio, além das políticas e stakeholders envolvidos.

Credenciamento de fornecedores

Processo baseado em pilares como: levantamento e/ou implementação das políticas internas para a qualificação, credenciamento e homologação de fornecedores; mapeamento de riscos; aplicação efetiva das políticas internas; definição clara das alçadas; definição do fluxo de informações e stakeholders; coleta, qualificação e validação da documentação cadastral; banco de fornecedores credenciados e homologados.

Gerenciamento de contratos

Monitoramento constante dos contratos ativos com check-list de documentos contratuais, validação da documentação, gestão eletrônica dos documentos, rastreabilidade de informações, gestão de prazos e processos, além da elaboração sistemática de relatórios e painéis de indicadores.

Sistema de Gestão

Administração e controle de contratos de terceiros e prestadores de serviços através de um sistema de gestão em nuvem, flexível e altamente parametrizável com o fluxo dos processos, log de usuários, workflows com os stakeholders, rastreabilidade de informações e históricos de ocorrências.

Auditoria interna

Acompanhamento dos contratos e terceirizados de maneira prática e segura, salvaguardando os interesses da empresa, evitando exposições legais, custos e riscos desnecessários; realização de procedimentos e técnicas de auditoria para a autorevisão dos processos que envolvem as relações contratuais e terceirizadas minimizando riscos legais, administrativos e financeiros, obtendo o máximo de resultados com o mínimo de conflitos. Tal processo ainda envolve visitas à campo para confirmação de alguns itens técnicos, tais como: Utilização de EPI’s, cumprimento de normas estabelecidas por órgãos regulatórios, cartão de ponto, qualificação da documentação recebida, teste de fraude, etc.

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