eSocial: os gargalos das médias e pequenas empresas

Publicado em 02/02/2018

O eSocial já é uma realidade e bate à porta de todos. Dia 8 de janeiro, tornou-se obrigatório para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. A partir de 1 de julho, entrará em vigor para as demais.

E é justamente para essas empresas, de médio e pequeno porte, que está o ponto mais complexo da questão. Isso porque o eSocial exige uma forte reestruturação organizacional. As grandes empresas têm condições de implementá-la. Outras podem se deparar com uma série de dificuldades a serem superadas e de investimentos a serem feitos, sendo que quatro meses é um prazo claramente curto para tudo isso.

Para se adaptar às novas exigências, a alta gestão das empresas precisam entender a importância do eSocial, e o quanto a capacitação e comprometimento de todas as áreas serão fundamentais para o bom andamento desse projeto.

Pesquisa da Fenacom publicada em outubro passado informou que apenas 4,4% das pequenas empresas estavam aptas para operar o novo sistema. De lá para cá, pouca coisa mudou. 

Um dos principais gargalos se refere à adaptação dos softwares de folha de pagamento. Neste caso, será exigido o investimento na área de T.I. com o compromisso de suportar questões como o uso de arquivos Xml, volumetria, transmissão via webservices, assinatura digital e conectividade, entre outros. 

Esse escopo de obrigações é claramente mais complexo para médias e pequenas empresas, entre outros motivos, porque exige infraestrutura e investimento financeiro, que, a depender do tamanho das operações da empresa, pode alcançar a casa das centenas de milhares de reais. 

Isso porque, vale reforçar, o T.I. não é a única área em que se faz necessário o investimento. Toda a empresa precisará ser envolvida no eSocial.

Consequentemente, serão necessários esforços em treinamento e capacitação de equipe, por exemplo.

Vai ser preciso mudar toda a cultura organizacional, o que não será fácil. E, principalmente: os gestores de cada área precisarão dominar todas as regras previdenciárias e trabalhistas. O eSocial gera a necessidade das empresas redesenharem processos e rotinas, trabalharem a comunicação interna, desenvolverem treinos de gerenciamento, definirem responsabilidades e realizarem monitoramento rigoroso do seu sistema. Serão ainda relevantes ações como estabelecimento de fluxo padrão para realizar contratações, tornando a gestão centralizada, diagnóstico dos processos atuais, elaboração de um manual de procedimento e saneamento de cadastro dos funcionários, necessário para corrigir todas as divergências entre as informações dos empregados disponíveis nas empresas e àquelas nos bancos de dados das entidades governamentais de controles e administração de fundos e obrigações, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal.

O que é o eSocial

Trata-se de um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que vai unificar o envio ao governo das informações referentes às obrigações das empresas relacionadas aos seus colaboradores. 

O que muda

Ao padronizar, unificar e tornar digital o envio de informações ao governo, o eSocial torna automatizada a identificação de qualquer infração de lei trabalhista e/ou previdenciária, pois tudo estará informatizado pelo novo sistema. Pela estrutura antiga, infrações só eram identificadas em caso de denúncia ou fiscalização espontânea.

A obrigatoriedade da utilização está dividida da seguinte forma:

Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fase 1 (08/01/2018) - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2 (Março/18) - Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3 (Maio/18) - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4 (Julho/18) - Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Fase 5 (Janeiro/19) - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Fase 1 (Julho/18) - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2 (Setembro/18) - Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3 (Novembro/18) - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4 (Janeiro/19) - Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Fase 5 (Janeiro/19) - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Etapa 3 - Entes Públicos

Fase 1 (Janeiro/19) - Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.

Fase 2 (Março/19) - Nesta fase, entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3 (Maio/19) - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4 (Julho/19) - Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada.

Fase 5 (Julho/19) - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

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