eSocial: os gargalos das médias e pequenas empresas

Em vigor há um mês, eSocial se tornará obrigatório a partir de julho para médias e pequenas empresas, que poderão apresentar uma série de dificuldades diante do novo sistema. O prazo para adaptação é considerado curto.

 

Publicado em 02/02/2018

 

 

O eSocial já é uma realidade e bate à porta de todos. Dia 8 de janeiro, tornou-se obrigatório para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. A partir de 1 de julho, entrará em vigor para as demais.

E é justamente para essas empresas, de médio e pequeno porte, que está o ponto mais complexo da questão. Isso porque o eSocial exige uma forte reestruturação organizacional. As grandes empresas têm condições de implementá-la. Outras podem se deparar com uma série de dificuldades a serem superadas e de investimentos a serem feitos, sendo que quatro meses é um prazo claramente curto para tudo isso.

Para se adaptar às novas exigências, a alta gestão das empresas precisam entender a importância do eSocial, e o quanto a capacitação e comprometimento de todas as áreas serão fundamentais para o bom andamento desse projeto.

Pesquisa da Fenacom publicada em outubro passado informou que apenas 4,4% das pequenas empresas estavam aptas para operar o novo sistema. De lá para cá, pouca coisa mudou. 

Um dos principais gargalos se refere à adaptação dos softwares de folha de pagamento. Neste caso, será exigido o investimento na área de T.I. com o compromisso de suportar questões como o uso de arquivos Xml, volumetria, transmissão via webservices, assinatura digital e conectividade, entre outros. 

Esse escopo de obrigações é claramente mais complexo para médias e pequenas empresas, entre outros motivos, porque exige infraestrutura e investimento financeiro, que, a depender do tamanho das operações da empresa, pode alcançar a casa das centenas de milhares de reais. 

Isso porque, vale reforçar, o T.I. não é a única área em que se faz necessário o investimento. Toda a empresa precisará ser envolvida no eSocial.

Consequentemente, serão necessários esforços em treinamento e capacitação de equipe, por exemplo.

Vai ser preciso mudar toda a cultura organizacional, o que não será fácil. E, principalmente: os gestores de cada área precisarão dominar todas as regras previdenciárias e trabalhistas. O eSocial gera a necessidade das empresas redesenharem processos e rotinas, trabalharem a comunicação interna, desenvolverem treinos de gerenciamento, definirem responsabilidades e realizarem monitoramento rigoroso do seu sistema. Serão ainda relevantes ações como estabelecimento de fluxo padrão para realizar contratações, tornando a gestão centralizada, diagnóstico dos processos atuais, elaboração de um manual de procedimento e saneamento de cadastro dos funcionários, necessário para corrigir todas as divergências entre as informações dos empregados disponíveis nas empresas e àquelas nos bancos de dados das entidades governamentais de controles e administração de fundos e obrigações, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal.

 

O que é o eSocial

Trata-se de um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que vai unificar o envio ao governo das informações referentes às obrigações das empresas relacionadas aos seus colaboradores. 

  

O que muda

Ao padronizar, unificar e tornar digital o envio de informações ao governo, o eSocial torna automatizada a identificação de qualquer infração de lei trabalhista e/ou previdenciária, pois tudo estará informatizado pelo novo sistema. Pela estrutura antiga, infrações só eram identificadas em caso de denúncia ou fiscalização espontânea.

 

A obrigatoriedade da utilização está dividida da seguinte forma:

 

Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fase 1 (08/01/2018) - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2 (Março/18) - Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3 (Maio/18) - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4 (Julho/18) - Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Fase 5 (Janeiro/19) - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Fase 1 (Julho/18) - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2 (Setembro/18) - Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3 (Novembro/18) - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4 (Janeiro/19) - Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Fase 5 (Janeiro/19) - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Etapa 3 - Entes Públicos

Fase 1 (Janeiro/19) - Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.

Fase 2 (Março/19) - Nesta fase, entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3 (Maio/19) - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4 (Julho/19) - Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada.

Fase 5 (Julho/19) - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

 

 

Quer tirar alguma dúvida?

Fale com a nossa equipe de relacionamento!

 

Receba nossas newsletters

* : mandatory fields

Your personal data is collected by Mazars in Brazil, the data controller, in accordance with applicable laws and regulations.
Fields marked with an asterisk are required. If any required field is left blank, it will not be possible to process your request.
Your personal data is collected for the purpose of processing your request.

You have a right to access, correct and erase your data, and a right to object to or limit the processing of your data. You also have a right to data portability and the right to provide guidance on what happens to your data after your death. Finally, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority and a right not to be the subject of a decision based exclusively on automated processing, including profiling, that produces legal effects concerning you or significantly affects you in a similar way.

Share