Publicado em 18/07/2018. Atualizado em 13/08/2018.
Conforme publicado no Diário Oficial da União no dia 26 de julho, a Receita Federal adiou em um mês a entrada em vigor da DCTFWeb. Ou seja, ela passa a valer para o 1° grupo, empresas com faturamento anual (auferido em 2016) superior a R$ 78 milhões, a partir de agosto de 2018, com a primeira declaração devendo ser entregue até 15 de setembro.
O novo sistema chega para agilizar processos, tornar a fiscalização maior e requerer das empresas certa reorganização administrativa. A DCTFWeb substitui a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) entre as obrigações das empresas, que deverão transmitir à DCTFWeb os seus débitos com a Receita Federal até o 15º dia de cada mês. O sistema será alimentado pelas declarações enviadas no eSocial e na EFD-Reinf. Será somente a partir delas que se tornará possível a emissão das guias para recolhimento (DARF) dos débitos/créditos tributários confessados retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, tais como PIS, Cofins, IR, CSLL e INSS, CPRB, incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas jurídicas, comercialização da produção de produtores rurais e receitas decorrentes de atividades desoneradas da folha de pagamento.
A implementação eficiente da EFD-Reinf e do eSocial será a chave para evitar problemas com o aumento da fiscalização, que certamente virá. Isso será alcançado com a redução do tempo em que as informações serão recebidas e analisadas pelo Fisco. Com isso, a Receita Federal conseguirá analisar esses dados em menor tempo, facilitando, portanto, eventuais fiscalizações.
Além de oferecer praticidade e agilidade ao processo, a DCTFWeb também permitirá que o contribuinte tenha controle da manutenção dos créditos gerados, podendo descontá-los das guias que desejar. Outra vantagem diz respeito ao pagamento parcial de débitos.
Para se adaptar à nova obrigatoriedade, as empresas deverão avaliar as informações solicitadas pela EFD-Reinf, e pelo eSocial, de modo a verificar quais estão relacionadas ao seu negócio e como serão tratadas internamente, pois qualquer mínimo equívoco se tornará um risco em potencial.
Uma boa dica é criar uma célula especializada na DCTFWeb, constituída a partir de especialistas nas diferentes áreas. Os Departamentos Pessoal e Fiscal serão os mais diretamente envolvidos. Essa célula especializada seria a responsável pela emissão, conferência, controle e envio para pagamento das guias. O ponto chave será a definição clara de papeis de responsabilidades dentro da organização.
Especificamente quanto ao eSocial, em vigor desde 8 de janeiro, as inconsistências em dados dos funcionários e as adaptações relacionadas a processos e controles serão os principais gargalos. Situações antes tratadas de modo informal precisarão passar por rigorosos monitoramentos. Alguns exemplos: cadastrar novo funcionário 48 horas antes de ele começar a trabalhar; lançamento de atestado médico relativos a afastamento igual ou superior a 3 dias; comunicar afastamento de funcionário por acidente de trabalho até o primeiro dia útil após a ocorrência.
Quanto à Reinf, vale atentar aos processos e à gestão de contratação de produtos/serviços e notas fiscais. Diferentemente do sistema antigo, de periodicidade anual, as informações agora passam a ser declaradas mensalmente. Qualquer atraso ou inconsistência pode acarretar pesadas multas à empresa.
Inicialmente, a DCTFWeb será obrigatória para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões (auferido no ano-calendário de 2016). Para as demais empresas, entra em vigor no dia 1º de janeiro de 2019. Para os órgãos públicos, em 1º de julho de 2019. As pessoas jurídicas imunes e isentas obedecerão ao prazo de 1º de janeiro de 2019, mesmo que tenham registrado faturamento acima de R$ 78 milhões.
O novo sistema será acessado em um site que fica dentro da área “Serviços” no portal eCac (Centro Virtual de Atendimento) da Receita Federal. Após o encerramento da apuração, oriunda do eSocial e/ou da EFD-Reinf, ele produz uma declaração consolidada em que se incluem os débitos (desconto de segurados, contribuição patronal e para outras entidades e fundos, etc.) e os créditos (dedução de salário-família, salário-maternidade e de retenções sobre notas fiscais). A partir dessa declaração, gera-se o saldo a pagar ou a receber, disponibilizado na DARF, guia eletrônica (com código de barras) a ser paga.
A declaração deverá ser única por empresa, entregue pela matriz e assinada digitalmente.
Relembre nosso artigo de fevereiro/2018
Manual de Orientação da DCTFWeb
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